Guide des achats professionnels responsables

Objectif, cadre et méthode

Méthodologie pour mettre en place une politique d’achat responsable

I. Politique d'achat responsable

La mise en œuvre d’une démarche d’achat responsable à long terme exige un appui soutenu de la part de la diretion de l’entreprise ou des autorités politiques. Elle implique donc des objectifs clairement établis dans une politique d’achat, une bonne répartition des responsabilités au niveau stratégique ainsi que les ressources financières et humaines permettant de mettre en place une action cohérente et efficace.

I.1 PRÉPARATION DES LIGNES DIRECTRICES

La politique d’achat responsable contient des éléments en faveur du respect de la personne, de la protection de l’environnement et du développement économique ainsi que des éléments portant sur les engagements de l’entreprise et de ses fournisseurs.

Astuces pour préparer la politique d’achat responsable :

  • S’appuyer sur les textes officiels ou engagements généraux de l’entreprise ou de la collectivité faisant référence au développement durable pour « justifier » la mise en œuvre d’une politique d’achat responsable
  • Rechercher l’adhésion des par ties prenantes, en impliquant et/ou informant les décideurs comme le conseil d’administration, le conseil municipal, les cadres, et éventuellement une personne externe influente et motivée (par exemple un représentant d’une autorité ou d’un autre service).

Si une entreprise ou une collectivité ne possède pas de politique de développement durable ou de responsabilité sociétale, elle peut en développer une et intégrer les achats dans une démarche d’engagement de durabilité globale incluant d’autres thèmes comme la mobilité ou les économies d’énergie.

Exemples de lignes directrices d’une politique d’achat responsable

  1. Principe général : respecter le principe du meilleur rapport qualité/prix pour le choix des offres, en prenant en compte les dimensions économique (coût total de possession), sociale et écologique liées à l’ensemble du cycle de vie du produit et à l’organisation des fournisseurs.
  2. Valorisation des engagements des fournisseurs : favoriser les fournisseurs s’engageant en faveur du respect de conditions de travail décentes chez eux et leurs fournisseurs, de la diminution des impacts sur l’environnement lors de la fabrication ou l’exécution de la prestation et de la transparence sur les coûts liés au cycle de vie des produits.
  3. Transparence sur la chaîne de production : favoriser les fournisseurs ayant une bonne connaissance de la chaîne de production (traçabilité).
  4. Engagement envers les fournisseurs : fournir des informations claires afin de faciliter la rédaction des offres de la part des fournisseurs. Si possible, s’engager dans la durée avec les fournisseurs et rechercher l’intérêt mutuel.
  5. Formation et sensibilisation : organiser des formations régulières sur les achats responsables pour les acheteurs et les personnes concernées par les achats (décideurs, chefs de projet, clients internes, utilisateurs, etc.).

I.2 FORMALISATION DE LA POLITIQUE

Une fois adoptée, la politique est décrite dans un document signé et reconnu par la direction.

Dans le secteur public, la politique peut prendre la forme d’un Arrêté du Conseil d’État, d’une directive interne, d’un article dans un règlement, etc.

Quelques exemples d’entités ayant développé une politique d’achat pour l’ensemble de leurs achats ou pour cer tains produits

  • République et canton de Genève : divers arrêtés et directives relatifs à l’intégration des critères de développement durable dans les achats (en général ou par type de produit)
  • État de Vaud : directives et règles à usage interne de l’État de Vaud sur les fournitures et acquisitions
  • Centrale d’achats et d’ingénierie biomédicale (CAIB) des hôpitaux universitaires des cantons de Vaud et de Genève : « Politique d’achat responsable »
  • Services industriels de Genève (SIG) : « Politique d’achats» intégrant les valeurs du développement durable
  • De nombreuses villes romandes ont développé des directives relatives aux achats responsables (par exemple Yverdon-les-Bains, Vevey, Nyon, Genève, Onex, etc.)

Éléments budgétaires en faveur des achats responsables

Octroyer des budgets adéquats en fonction des actions de développement durable prévues est une manière de favoriser les achats responsables. Cela peut se faire en prévoyant des montants d’investissements plus élevés pour certaines catégories d’achats et, en contrepartie, en réduisant les budgets d’autres catégories d’achats ou ceux de fonctionnement. L’amortissement se calcule généralement sur plusieurs années.

Quelques exemples :

  • Le renouvellement du parc d’imprimantes individuelles par des machines multifonctions paramétrées de manière adéquate (N&B, follow-me, recto-verso, etc.) nécessite un investissement important, mais engen- dre très souvent une baisse du coût d’impression par collaborateur.
  • Le renouvellement des luminaires par des modèles à longue durée de vie (par exemple LED) entraîne une baisse de la consommation énergétique, allonge la durée de vie du produit et diminue le nombre d’interventions du responsable du bâtiment pour changer les luminaires défectueux.

 

 

 

II. PLAN D’ACTION GÉNÉRAL 

 

L’élaboration d’un plan d’action assure une certaine cohérence à la marche d’achat responsable et permet d’organiser sa mise en œuvre. Ce plan d’action devrait être formupar les décideurs et responsables des enti- tés d’achat en concertation avec les acheteurs.

 

Avant son élaboration, on peut effectuer une analyse des opportunis et contraintes (ressources financières et humaines, maturité du marché et des fournisseurs, etc.). Lanalyse des motivations et des freins des acteurs ls aux achats (chefs de projet, utilisateurs, fournisseurs, etc.) peut également servir à ajuster le contenu du plan d’action.

 

Les étapes psenes ci-dessous concernent l’élaboration d’un plan d’action général, mais elles peuvent tout

à fait s’appliquer à des cagories d’achats scifiques.

 

 

II.1 ÉTAT DES LIEUX DES ACHATS

 

L’état des lieux permet de comprendre l’organisation des achats et de voir dans quelle mesure l’on pratique déjà

une démarche d’achat responsable, même si cela n’est pas communiqofficiellement.

 

Cette étape n’est pas indispensable pour ingrer des critères de développement durable dans le processus d’achat, mais elle est recommandée. Létat des lieux présente en effet de nombreux avantages, non seulement pour débuter une démarche de durabilité, mais également pour améliorer l’organisation des achats. Il permet :

‡ d’acqrir une meilleure vue d’ensemble afin de collaborer avec les bonnes personnes

‡ d’évaluer si certains regroupements d’achats auraient du sens (gains de temps et financiers)

‡ d’harmoniser certaines pratiques (gain de temps et cohérence des critères de lection pour des produits identiques) et de restreindre l’assortiment

‡ de prioriser les cagories d’achats pour lesquels des critères d’achat responsable doivent être ings.

 

Astuces pour élaborer un état des lieux : 

 

‡ Commencer par travailler sur la base des documents administratifs existants (factures, commandes, comptes, etc.), en élaborant la liste des cagories de produits et prestations aches au travers des outils à disposition

‡ Continuer en affinant les informations par des entretiens avec les responsables de services ou les personnes

effectuant des achats pour la structure

 

 

Exemple de trame d’entretien pour obtenir des informations sur les achats : 

 

Établir la liste des cagories de produits et prestations aches. Lors de l’entretien, cocher les produits utili- sés par le service interroet détailler les points suivants :

>  si l’achat est effectpar le service interrogé, nom de la personne qui s’en occupe

>  comment cette personne prode-t-elle pour acheter ? (dans un commerce, sur catalogue, chez le fournis- seur habituel, demande de plusieurs offres)

>  des problèmes ont-ils été renconts ? Avec les utilisateurs et/ou les fournisseurs ?

>  quelles sont les propositions d’amélioration ?

>  si l’achat n’est pas effectué par le service interro, nom du service qui commande le produit/la prestation

>  quels sont les montants annuels achetés pour cette cagorie de produit/prestation

>  si l’achat est comptabilisé dans le budget du service interrogé.