Guide des achats professionnels responsables

Objectif, cadre et méthode

Méthodologie pour mettre en place une politique d’achat responsable

II. Plan d'action général

L’élaboration d’un plan d’action assure une certaine cohérence à la démarche d’achat responsable et permet d’organiser sa mise en œuvre. Ce plan d’action devrait être formulé par les décideurs et responsables des entités d’achat en concertation avec les acheteurs.

Avant son élaboration, on peut effectuer une analyse des opportunités et contraintes (ressources financières et humaines, maturité du marché et des fournisseurs, etc.). L’analyse des motivations et des freins des acteurs liés aux achats (chefs de projet, utilisateurs, fournisseurs, etc.) peut également servir à ajuster le contenu du plan d’action.

Les étapes présentées ci-dessous concernent l’élaboration d’un plan d’action général, mais elles peuvent tout à fait s’appliquer à des catégories d’achats spécifiques.

II.1 ÉTAT DES LIEUX DES ACHATS

L’état des lieux permet de comprendre l’organisation des achats et de voir dans quelle mesure l’on pratique déjà une démarche d’achat responsable, même si cela n’est pas communiqué officiellement.

Cette étape n’est pas indispensable pour intégrer des critères de développement durable dans le processus d’achat, mais elle est recommandée. L’état des lieux présente en effet de nombreux avantages, non seulement pour débuter une démarche de durabilité, mais également pour améliorer l’organisation des achats. Il permet :

Astuces pour élaborer un état des lieux :

  • Commencer par travailler sur la base des documents administratifs existants (factures, commandes, comptes, etc.), en élaborant la liste des catégories de produits et prestations achetés au travers des outils à disposition
  • Continuer en affinant les informations par des entretiens avec les responsables de services ou les personnes effectuant des achats pour la structure

Exemple de trame d’entretien pour obtenir des informations sur les achats :

Établir la liste des catégories de produits et prestations achetés. Lors de l’entretien, cocher les produits utili- sés par le service interrogé et détailler les points suivants :

  • si l’achat est effectué par le service interrogé, nom de la personne qui s’en occupe
  • comment cette personne procède-t-elle pour acheter ? (dans un commerce, sur catalogue, chez le fournis- seur habituel, demande de plusieurs offres)
  • des problèmes ont-ils été rencontrés ? Avec les utilisateurs et/ou les fournisseurs ?
  • quelles sont les propositions d’amélioration ?
  • si l’achat n’est pas effectué par le service interrogé, nom du service qui commande le produit/la prestation
  • quels sont les montants annuels achetés pour cette catégorie de produit/prestation
  • si l’achat est comptabilisé dans le budget du service interrogé.

II.2 DÉTERMINATION DES OBJECTIFS

Les objectifs généraux du plan d’action sont formulés en fonction des lignes directrices de la politique d’achat responsable, des informations obtenues suite à l’analyse des opportunités et contraintes et des résultats de l’état des lieux.

Astuces pour fixer le périmètre des objectifs généraux :

  • ‡Pour déterminer les catégories d’achats prioritaires (cf. objectif 1 de l’exemple du plan d’action), on peut fixer un seuil financier ou sélectionner des catégories d’achats présentant des risques environnementaux ou sociaux importants (pour connaître ces risques, se référer aux rubriques Problématique et Principaux impacts du cycle de vie des pages Produits et prestations et Matériaux)
  • Pour déterminer les fournisseurs requérant une évaluation (cf. objectif 2), on peut sélectionner uniquement les fournisseurs « stratégiques » (notamment ceux affichant un chiffre d’affaires important et/ou ceux détenant l’exclusivité d’un marché).

II.3 ÉLABORATION DU PLAN D’ACTION

Une fois les objectifs déterminés, on définira les actions, le planning et les indicateurs de suivi. La structure de ce plan d’action général est également adaptée à l’élaboration de plans d’action spécifiques à chaque catégorie de produit.

Astuces pour déterminer des objectifs et actions spécifiques

  • Pour les catégories d’achats prioritaires, on peut fixer des objectifs et actions spécifiques. Par exemple, l’objectif peut être : « D’ici 20NN, la moyenne de la consommation d’énergie standard des ordinateurs aura diminué de 20 % par rapport à 20NN » et l’action qui en découle est l’intégration de critères liés à la puissance exigée des ordinateurs.