Guide des achats professionnels responsables

Objectif, cadre et méthode

Méthodologie pour mettre en place une politique d’achat responsable

III. Mise en oeuvre : intégration des critères de développement durable dans les achats

Le plan d’action se déploie de manière progressive, tant au niveau du périmètre concerné qu’à celui du nombre de mesures mises en place.

Astuces pour commencer :

Pour une première expérience ou un projet pilote, on peut sélectionner un domaine d’achat :

  • géré par des collaborateurs sensibilisés et motivés et/ou
  • présentant des solutions durables existantes et/ou
  • comportant des risques de réputation pour l’entreprise/la collectivité si rien n’est entrepris pour limiter les risques liés au fournisseur et/ou au produit et/ou
  • représentant un budget significatif.

On peut également s’inspirer d’une expérience réussie dans une autre structure.

Rechercher l’adhésion des parties prenantes facilite aussi la mise en œuvre. Cela peut se faire :

  • en créant un groupe de travail avec des représentants des chefs de services, des acheteurs et des utilisateurs
  • en expliquant pourquoi il est important d’agir, en organisant des séances d’information et de présentation, des conférences, etc.  Cette approche est particulièrement importante si des directives viennent de la hiérarchie, car sans compréhension des enjeux, il est souvent plus difficile de mettre en œuvre ces prescriptions.

La rubrique qui suit présente l’intégration des critères de développement durable dans le cadre d’une demande d’offres d’un produit ou d’une prestation.

III.1 PRÉPARATION DE L’ACHAT

a) Analyse du besoin

La question du besoin doit être posée le plus en amont possible. C’est un aspect primordial en matière de durabilité, car c’est souvent à cette étape qu’il est possible de faire les économies les plus impor tantes et d’aboutir aux plus grandes réductions de l’impact environnemental.

Notons que selon l’organisation, l’acheteur possède une marge de manœuvre réduite pour influencer la pertinence du besoin. D’où l’importance pour les responsables des achats, décideurs, chefs de service ou responsa- bles du développement durable de pouvoir sensibiliser les clients internes en amont de l’achat (voir dans les pages Produits et prestations les parties Analyse des acteurs liés à l’achat).

Exemples de questions aidant à définir le besoin

  • Quel est l’objectif de l’achat ?
  • À quelle fonction correspond le produit ?
  • L’achat peut-il être satisfait d’une autre manière (par exemple nettoyage aux microfibres sans produits plutôt qu’avec des produits écologiques, achat de carafes d’eau plutôt que de bouteilles d’eau minérale, etc.) ?
  • Combien de temps le besoin persistera-t-il sous la forme définie ?
  • Y a-t-il une probabilité qu’il évolue prochainement ? La solution pourrait-elle s’adapter ?
  • Les spécifications de cet achat sont-elles adaptées ou y a-t-on inclus des éléments superflus qui augmentent le coût et rendent le matériel plus délicat à entretenir ou plus susceptible de subir des pannes ?
  • Est-il possible de commander par petites quantités plutôt qu’en une seule fois ? Le risque de ne pas tout utiliser est-il plus élevé que le surcoût de commandes fractionnées ?
  • Est-il possible d’emprunter, de louer ou de mutualiser le matériel à une autre entité, interne ou externe ?
  • Peut-on remplacer l’achat du bien par l’achat de son usage (économie de fonctionnalité) ?

L’économie de fonctionnalité, ou économie de service, est une alternative à l’achat d’un bien et doit être envisagée à l’étape d’analyse du besoin. Elle correspond à l’acquisition de l’usage du bien plutôt que celle du bien lui-même. L’acheteur passe un contrat de prestations de service avec le fournisseur, qui reste propriétaire du bien et assure sa maintenance.

Cette formule présente plusieurs avantages, notamment :

Les aspects suivants doivent être pris en compte avant d’opter pour l’achat de la prestation au lieu de celle du produit :

Le tableau ci-dessous présente quelques exemples d’économie de fonctionnalité ainsi que les avantages spécifiques à chaque exemple.

Au lieu d’acheter préférer parce que
Des imprimantes, des copieurs, des fax ainsi que les cartouches de toner Acheter la prestation d’impression  en définissant une qualité de service et un débit correspondant aux besoins des entités concernées et en exigeant une puissance énergétique maximum. Le fournisseur sera chargé de répartir les appareils, de les entretenir et de les remplacer, en changeant les cartouches de toner et autres consommables.  

Cette solution permet notamment de diminuer le volume de déchets (cartouches de toner) grâce à l’utilisation de consommables beaucoup plus perfor- mants que ceux disponibles sur le marché.  De  plus, les appareils  peuvent évoluer au gré des besoins; il n’est donc pas nécessaire d’en acheter immédiatement de trop performants en vue d’une éventuelle augmentation de l'utilisation.

Un tracteur pour entretenir les espaces verts de l’entreprise Louer le tracteur de la commune, d’un agriculteur ou d’une entreprise voisine pour quelques jours par an, ou s’associer à ses voisins pour en acquérir un en commun. Outre les économies à l’achat, cette solution permet de limiter les frais liés au fonctionnement  et à l’entretien du tracteur – sans avoir besoin d’espace pour l’entreposer.
Une flotte de véhicules pour les collaborateurs techniques et administratifs Utiliser les prestations de carsharing combinées avec l’emploi de cartes d’abonnement de transports publics transmissibles  (en complétant avec la location ou l’achat de quelques véhicules si cela s’avère vraiment nécessaire) Cette solution évite de devoir s’équiper d’un garage interne et de tout l’équipement nécessaire pour effectuer les révisions et entretiens. La taille et le modèle de véhicule peuvent être adaptés en fonction du besoin. Le recours aux transports publics permet de profiter de ce temps de déplacement  pour travailler, discuter.

b) Évaluation des impacts liés au produit et/ou au fournisseur

Une fois les besoins déterminés, on procédera à l’évaluation des impacts du produit ou de la prestation qui sera achetée. Cela permet de comprendre les enjeux en matière de durabilité, puis de choisir les critères qui seront intégrés dans la demande d’offres.

Les impacts sont présentés dans les pages Produits et prestations et Matériaux.

c) Analyse des acteurs liés à l’achat

Cette phase permet de voir qui peut agir dans le cadre d’un achat spécifique et comment faire pour atténuer les différents impacts intervenant tout au long du cycle de vie du produit ou de la prestation. Les éléments de cette analyse sont présentés pour chaque produit et prestation de la partie Analyse des acteurs liés à l’achat.

d) Étude de marché

L’étude de marché permet de connaître l’offre à disposition et de déterminer les éléments de gestion durable au niveau des fournisseurs et des produits (engagements, existence de produits responsables, fabrication écologique, etc.) à intégrer dans la demande d’offres. Cette démarche permettra de distinguer les critères appliqués de manière courante ou occasionnelle, les critères ambitieux mais néanmoins applicables et ceux qui seraient irréalistes par rapport au marché actuel.

Les catalogues et répertoires regroupant des fournisseurs, des produits et/ou des prestations écologiques ou socialement responsables sont une bonne source d’information (voir Quelques conseils à retenir).

III.2 DEMANDE D’OFFRES 

a) Intégration des critères de durabilité dans la demande d’offres

Il est possible d’inclure des critères de durabilité liés aux fournisseurs et/ou au produit dans le cahier des charges. Ces critères seront éliminatoires ou feront l’objet d’une évaluation.

Le libellé d’une demande d’offres peut aussi spécifier une caractéristique environnementale particulière, ce qui permettra d’orienter automatiquement les soumissions.

Quelques exemples d’intitulés d’appels d’offres :

  • « Appel d’offres pour du papier recyclé »
  • « Appel d’offres pour des vêtements professionnels en coton biologique »

Intégrer les critères liés au développement durable dans une demande d’offres

  Ce qu’on analyse Comment Critères éliminatoire Critère d'évaluation
Critères relatifs aux fournisseurs   Exigences en matière de développement durable

Liste des pièces obligatoires à fournir par le fournisseur, dont la Déclaration d’engagement à respecter les principes du développement durable

Voir la page Critères relatifs aux fournisseurs

oui  
Engagement de l’entreprise en matière de développement durable

Questionnaire sur la responsabilité sociétale de l’entreprise

Voir la page Critères relatifs aux fournisseurs

   oui

Prise en compte des critères de développement durable liés à l’exécution du marché (transports pour la livraison, emballages, etc.)

Introduction de critères de développement  durable dans le descriptif de l’offre

Voir les pages Transports de marchandises et Emballages et conditionnement

oui selon les cas  oui selon les cas
Critères relatifs aux produits et services  Respect du cahier des charges en matière de critères environnementaux (et de santé et sécurité si pertinent)

Descriptif du produit

Voir les recommandations des pages Produits et prestations

 oui

Parfois ces critères font également l’objet d’une évaluation

Avantages environnementaux (et de santé et sécurité) du produit ou service

Questionnaire écologique sur le produit/le service

Voir les recommandations des pages Produits et prestations
   oui

Voir la partie III.3 pour des conseils sur la rédaction des critères et leur évaluation.

Pour préparer la notation des offres, les critères à évaluer doivent être pondérés. Une pondération élevée des critères environnementaux et sociaux favorisera les offres les plus durables.

Pour l’offre financière, on peut demander de faire figurer les différents coûts annexes au prix de base afin de faciliter l’analyse du coût de possession. L’acheteur obtient ainsi une meilleure vision des coûts sur le long terme, ce qui peut favoriser des offres plus durables. À titre d’exemple, avec une internalisation des coûts, un produit coûteux à la fabrication, mais de bonne qualité, présentant des pannes peu fréquentes et nécessitant un entretien limité pourrait être gagnant par rapport à un produit bon marché, mais exigeant d’importants frais de maintenance et de réparation.

Exemples de coûts à faire figurer dans l’offre financière :

  • frais d’entretien et de réparation
  • extension de garantie
  • coûts de l’énergie
  • prix des consommables (cartouches d’encre, capsules de café, etc.)
  • frais de recyclage
  • formation ou instructions sur l’utilisation
  • assurances
  • coûts d’installation

Voir aussi la page Contexte et enjeux des achats responsables pour une représentation des différents coûts et bénéfices des achats responsables.

Il sera également utile de préciser dans la demande d’offres les données et indicateurs de per formance relatifs au développement durable que le fournisseur sera appelé à présenter tout au long de son mandat. Cela permettra notamment au client de compléter le tableau d’indicateurs liés au produit ou à la prestation acquis(e) (voir point V.1).

III.3 ÉVALUATION DES OFFRES

L’évaluation des offres permet de vérifier et valoriser les éléments liés au développement durable inclus dans la demande d’offres.

L’évaluation globale devrait idéalement s’effectuer en fonction du meilleur rapport «qualité/prix» et de l’engagement environnemental et social du fournisseur. Selon le Manuel des Achats des Nations Unies, le principe du meilleur rapport « qualité/prix » peut être défini comme « l’optimisation des coûts et de la qualité d’un produit sur toute sa vie utile eu égard aux besoins de l’usager, aux facteurs de risque potentiel et à la disponibilité des ressources».

Astuces pour l’évaluation des fournisseurs :

  • Critères éliminatoires
  • S’il ne remet pas les pièces justificatives demandées pour prouver sa conformité avec les exigences relatives au développement durable qui ont été annoncées, le fournisseur sera écarté. De même si on lui demande de signer une déclaration d’engagement et qu’il ne la remet pas avec son offre.
  • Critères à évaluer

Pour faciliter l’évaluation de la contribution des fournisseurs au développement durable, les questionnaires remis dans la demande d’offres devraient être rédigés avec des questions fermées.

Pour chaque question, il est conseillé d’indiquer des exemples de pièces justificatives à remettre avec l’offre, afin de s’assurer que les réponses sont correctes.

Les certifications relatives au développement durable font partie des pièces justificatives acceptées. Il est alors conseillé de dire si l’on souhaite les certifications de l’entreprise ou/et des sites de sa chaîne de production.

Pour en savoir plus sur ces exigences, voir la page Critères relatifs aux fournisseurs

 Astuces pour l’évaluation des produits :

  • Formulation des critères

Les critères intégrés au descriptif du produit peuvent être éliminatoires et/ou servir à l’évaluation. Il est courant d’ajouter un questionnaire écologique pour évaluer les avantages environnementaux du produit. Les questions fermées ou précises facilitent l’évaluation du critère (exemples : le produit est-il exempt de PVC ?, le produit contient-il au minimum 50 % de coton biologique ?, quelle est la puissance de l’appareil en mode veille ?, etc.). Dans certains cas, il est aussi possible d’ajouter des questions ouvertes pour donner la possibilité aux fournisseurs de présenter des alternatives écologiques.

  • Utilisation des labels

Une liste des labels acceptés comme justificatifs pour le respect des critères (exigés ou à évaluer) peut être jointe à la demande d’offres. Si un label est généralisé à un marché, il peut être exigé (exemples: dans l’informatique, le label Energy Star et la déclaration EPEAT sont très répandus ; de même le label FSC pour le papier).

S’il n’y a pas de labels, il est possible de demander la fiche technique du produit.

Pour en savoir plus sur cette question, voir la page Labels, certifications et autres distinctions

Les aspects liés au développement durable font l’objet d’une pondération à part entière (la contribution du fournisseur au développement durable peut être pondérée, par exemple, à 10 %). Ils font également partie de la pondération de la qualité de l’offre (exemple : si la qualité est pondérée à 40 %, 10 % de ce total peut être dédié uniquement aux aspects écologiques du produit).

Exemple de structure pour l’évaluation des offres

Critères Bases d’évaluation

Poids

Les critères d’évaluation des offres sont listés et communiqués à l’avance (par exemple prix, qualité de l’offre, avantages environnementaux du produit, engagements des fournisseurs liés au développement durable, délais, service après-vente, etc.

Les documents de justification des réponses à chaque critère sont également communiqués lors de l’envoi de la demande d’offres. Ils sont utilisés pour l’évaluation des offres.

Chaque critère évalué reçoit une note, qui est pondérée par rapport aux autres critères afin d’obtenir le classement final.

III.4 CONTRACTUALISATION

En plus des conditions de base (quantité de produit, délai, etc.), les conditions contractuelles peuvent comprendre les clauses suivantes (en fonction du produit ou service) :

III.5 SUIVI DU CONTRAT

Pour tout achat, il est primordial d’instaurer une systématique dans le suivi des contrats. Le but est d’éviter qu’une fois signés, ces derniers ne soient simplement classés et « oubliés » et que le produit/prestation défini sur le papier ne s’éloigne peu à peu des besoins réels en pleine évolution. Si ce n’est pas déjà le cas, on devrait donc mettre en place un suivi – au minimum annuel – de l’ensemble des contrats, lequel s’effectuera sur la base d’entretiens avec les fournisseurs ainsi qu’avec les utilisateurs (clients internes).

Ce suivi permettra également de vérifier le respect des clauses contractuelles de durabilité évoquées au point III.4.

Audits de contrôle de la qualité des fournisseurs

Dans le cadre des audits de contrôle de la qualité des fournisseurs réalisés dans le domaine des achats, l’acheteur ou, par délégation, un organisme spécialisé et indépendant peut intégrer la vérification des engagements pris par les fournisseurs en matière de respect des principes du développement durable.

Ces contrôles ont principalement quatre buts :

a) Incitation à respecter les engagements environnementaux et sociaux

b) Valorisation du fournisseur si les résultats sont conformes à son engagement

c) Dévalorisation, sanction ou reconsidération en cas de non-respect de ses engagements

d) Accompagnement des fournisseurs dans leur progression vers les buts fixés.